Ετήσιος πίνακας προσωπικού (Ε4): Αναλυτικές οδηγίες υποβολής


Εάν αποφασίσετε την δημιουργία της δικής σας ΚοινΣΕπ και έχετε μια καλή ιδέα που πληροί τα κριτήρια του νόμου 4430/2016 ελάτε σε επαφή μαζί μας από εδώ για να σας βοηθήσουμε με την 10χρονη εμπειρία μας στον τομέα της Κοινωνικής Οικονομίας και στην Δημιουργία άνω των 620 Επιτυχημένων ΚοινΣΕπ


Κάθε εργοδότης που απασχολεί εργαζόμενο με σχέση εξαρτημένης εργασίας ιδιωτικού δικαίου είναι υποχρεωμένος να υποβάλλει μια φορά το χρόνο στο σύστημα «ΕΡΓΑΝΗ» τον Ε4 – Ετήσιο Πίνακα Προσωπικού. O E4 – Eτήσιος πίνακας προσωπικού κατατίθεται από 1ης Οκτωβρίου έως την 21η Οκτωβρίου κάθε έτους και καταγράφει το σύνολο των εργαζομένων στην επιχείρηση κατά την ώρα της υποβολής. Η προθεσμία αυτή μπορεί να παρατείνεται για κάθε έτος με απόφαση του Υπουργού κατόπιν εκτίμησης των περιστάσεων (29502/85/01-9-2014 ΥΑ).

Η υποβολή του Πίνακα αποτελεί υποχρέωση όλων των εργοδοτών – φυσικών και νομικών προσώπων κερδοσκοπικού και μη χαρακτήρα ιδιωτικού και δημοσίου τομέα -, που απασχολούν προσωπικό με σχέση εξαρτημένης εργασίας, ιδιωτικού δικαίου, ορισμένου ή αόριστου χρόνου.

Η ορθότητα και η ακρίβεια των αναγραφόμενων πάσης φύσεως αποδοχών, καθώς και των λοιπών στοιχείων αποτελεί ευθύνη του υπεύθυνου εργοδότη ή του εξουσιοδοτημένου από αυτόν προσώπου. Ο ανωτέρω πίνακας προσωπικού προσυπογράφεται υποχρεωτικά και από τον Προϊστάμενο Προσωπικού ή Οικονομικού ή Λογιστηρίου ή τον υπεύθυνο λογιστή που συμπράττει στη σύνταξή του, οι οποίοι βεβαιώνουν την ακρίβεια των πάσης φύσεως αποδοχών.

ΚΑΤΗΓΟΡΙΕΣ ΠΙΝΑΚΑ Ε4
ΕΙΔΟΣ ΠΙΝΑΚΑ ΠΕΡΙΠΤΩΣΕΙΣ ΥΠΟΒΟΛΗΣ ΠΡΟΘΕΣΜΙΑ ΥΠΟΒΟΛΗΣ
E4-Aρχικός πίνακας προσωπικού Στις περιπτώσεις σύστασης νέου παραρτήματος ή απασχόλησης προσωπικού για πρώτη φορά εκτός του χρονικού διαστήματος υποβολής του Ετήσιου πίνακα προσωπικού * Από 22/10 κάθε έτους έως 30/09 του επόμενου έτους
Ε4-Ετήσιος Συμπληρωματικός Απασχολούμενοι οι οποίοι κατά την ώρα υποβολής του Ε4-Ετήσιου Πίνακα, δεν συμπεριλήφθηκαν σε αυτόν (λόγω παράλειψης), ενώ εργάζονταν ήδη στην επιχείρηση Από 01 έως 21 Οκτωβρίου και ενδεχόμενης παράτασης
Σε περίπτωση υποβολής του Ε4-Ετησίου Πίνακα με λανθασμένα στοιχεία **
Ε4-Συμπληρωματικός ωραρίου Σε περιπτώσεις αλλαγής ή τροποποίησης του ωραρίου ή της οργάνωσης του χρόνου εργασίας Το αργότερο έως και την ίδια ημέρα αλλαγής ή τροποποίησης του ωραρίου ή της οργάνωσης του χρόνου εργασίας και σε κάθε περίπτωση πριν την ανάληψη υπηρεσίας από τους εργαζόμενους
Σε περιπτώσεις μεταφοράς εργαζομένων ***
Ε4-Τροποποιητικός αποδοχών Σε περιπτώσεις μεταβολής των αποδοχών των εργαζομένων **** Εντός δεκαπέντε (15) ημερολογιακών ημερών, αναγράφοντας οπωσδήποτε την ημερομηνία από την οποία αλλάζει ο μισθός

(Σημείωση: Οι συμπληρωματικοί και τροποποιητικοί πίνακες προσωπικού συνδέονται υποχρεωτικά με τον τελευταίο ηλεκτρονικά υποβληθέντα ετήσιο ή αρχικό πίνακα μέσω των πεδίων «ΑΡΙΘΜΟΣ ΠΡΩΤΟΚΟΛΛΟΥ ΑΡΧΙΚΗΣ» και «ΗΜΕΡΟΜΗΝΙΑ ΥΠΟΒΟΛΗΣ ΑΡΧΙΚΗΣ»).

(* Σημείωση: H υποβολή Αρχικού πίνακα γίνεται με σκοπό να δοθεί η δυνατότητα ηλεκτρονικής υποβολής τροποποιητικών και συμπληρωματικών πινάκων, οι οποίοι συνδέονται πάντα με έναν ηλεκτρονικά υποβληθέντα Ετήσιο ή Αρχικό πίνακα προσωπικού (Έγγραφο Υπουργείου Εργασίας 13146/37/6-4-2015)).

(** Σημείωση: πρέπει επίσης να κατατεθεί στο οικείο ΣΕΠΕ σχετική γνωστοποίηση στην οποία θα αναφέρεται ότι «υποβλήθηκε ο E4-Ετήσιος πίνακας με λανθασμένα στοιχεία και έχει υποβληθεί με τα ορθά στοιχεία ο E4-Ετήσιος Συμπληρωματικός πίνακας» με ταυτόχρονη κατάθεση ως συνημμένου του εκτυπωμένου εντύπου με τα λανθασμένα στοιχεία).

(*** Σημείωση: Στις περιπτώσεις μεταφοράς εργαζομένων, πρέπει να διευκρινιστεί εάν η μεταφορά αυτή αφορά σε δανεισμό εργαζόμενου ή σε περίπτωση λύσης της αρχικής σύμβασης του εργαζόμενου με μία επιχείρηση και κατάρτισης νέας με καινούργια επιχείρηση:

α) Σε περίπτωση γνήσιου δανεισμού μισθωτού, όταν δηλαδή ο εργαζόμενος, ενώ προσφέρει την εργασία του κανονικά στον αρχικό εργοδότη, παραχωρείται προσωρινά σε τρίτη επιχείρηση με τη διασφάλιση επανόδου του στον αρχικό εργοδότη (όπως π.χ. συμβαίνει μεταξύ συνδεδεμένων επιχειρήσεων, επιχειρήσεων δηλαδή που ανήκουν στον ίδιο όμιλο), τότε η επιχείρηση που δανείζεται τον μισθωτό υποβάλλει συμπληρωματικό πίνακα ωραρίου -(E4 ΣYMΠΛHPΩMATIKOΣ ΩPAPIOY)- που αφορά στον εν λόγω εργαζόμενο, με την παρατήρηση ότι αφορά σε υπό δανεισμό μισθωτό, ενώ θα αναγράφονται και τα στοιχεία της δανείζουσας επιχείρησης .

Εφόσον βέβαια ο εργοδότης που δανείζεται τον εργαζόμενο δεν έχει απογραφεί στο Π.Σ. IKA-ETAM, καταθέτει τους πίνακες, τα πρόγραμμα εργασίας και τυχόν έντυπα αναγγελίας υπερωριακής απασχόλησης του δανειζόμενου εργαζόμενου, με προσέλευση στην Υπηρεσία.

β) Σε περίπτωση οριστικής αποχώρησης του μισθωτού από τον αρχικό εργοδότη και σύναψης νέας σύμβασης με καινούργια επιχείρηση (έστω και αν αυτή ανήκει στον ίδιο όμιλο επιχειρήσεων) ακολουθείται η προβλεπόμενη υποβολή πίνακα – (E4 APXIKOΣ στις περιπτώσεις απασχόλησης προσωπικού για πρώτη φορά εκτός του χρονικού διαστήματος υποβολής του Ετήσιου πίνακα προσωπικού ή E4 ΣYMΠΛHPΩMATIKOΣ ΩPAPIOY στις περιπτώσεις που έχει υποβληθεί Αρχικός ή Ετήσιος) με ημερομηνία πρόσληψης την ημερομηνία σύναψης νέας σύμβασης με καινούργια επιχείρηση. Ακόμα δε και στην περίπτωση που η καινούργια επιχείρηση αναγνωρίζει όλα τα εργασιακά δικαιώματα του μισθωτού όπως αυτά απορρέουν από την προγενέστερη σύμβασή του (από την αρχική ημερομηνία πρόσληψης), το σχετικό γεγονός αναγράφεται στο πεδίο των παρατηρήσεων ενώ στο πεδίο της ημερομηνίας πρόσληψης του πίνακα αναγράφεται η ημερομηνία έναρξης της νέας σύμβασης (Απόφαση Υπ. Εργασίας 40990/50/25-02-2015)).

(**** Σημείωση: Επί μεταβολής αποδοχών εργαζόμενου, στις παρατηρήσεις:

α) αναγράφεται το είδος της μεταβολής (αποδοχών) και

β) γίνεται συσχέτιση με τον τελευταίο ηλεκτρονικά υποβληθέντα ετήσιο ή αρχικό πίνακα)

Σε περίπτωση παρέλευσης της προβλεπόμενης προθεσμίας και της ενδεχόμενης παράτασης η ηλεκτρονική υποβολή του εντύπου καθίσταται αδύνατη. Στην περίπτωση αυτή ακολουθείται η διαδικασία που προβλέπεται για την εκπρόθεσμη υποβολή εντύπων, δηλαδή η κατάθεση του εντύπου από τον εργοδότη με προσέλευση στην αρμόδια υπηρεσία, με ανάλογη εφαρμογή των προβλεπόμενων κυρώσεων.

Οδηγίες για τη συμπλήρωση του Ε4 – Ετήσιου Πίνακα Προσωπικού

Παρακάτω παρατίθεται ένα υπόδειγμα συμπλήρωσης του Ετήσιου πίνακα προσωπικού:

Μπαίνοντας στη σελίδα του Εργάνη Y.E.K.A., κάνουμε είσοδο στο σύστημα (login), συμπληρώνοντας τα πεδία – «Όνομα Χρήστη» και «Κωδικός», (οι κωδικοί είναι οι ίδιοι που χρησιμοποιούνται στο ΟΠΣ/ΙΚΑ-ΕΤΑΜ).

http://foroline.gr