---

Η ιστοσελίδα koinsep.org αποτελεί μια πλατφόρμα ενημέρωσης και υποστήριξης για Κοινωνικές Συνεταιριστικές Επιχειρήσεις (ΚοινΣΕπ) και φορείς της Κοινωνικής και Αλληλέγγυας Οικονομίας στην Ελλάδα. Παρέχει πληροφορίες για την ίδρυση και διαχείριση ΚοινΣΕπ, όπως οδηγούς, νέα για επιδοτήσεις, νομικές και φορολογικές συμβουλές, καθώς και επικαιροποιημένα θέματα για τη λειτουργία τους. Απευθύνεται σε επαγγελματίες και πολίτες που επιθυμούν να συμβάλλουν στην κοινωνική οικονομία, ενισχύοντας την τοπική ανάπτυξη και τις κοινωνικές δράσεις και λειτουργει μέχρι σήμερα ανελλιπώς από το 2012

---

Εάν αποφασίσετε την δημιουργία της δικής σας ΚοινΣΕπ και έχετε μια καλή ιδέα που πληροί τα κριτήρια του νόμου 4430/2016 ελάτε σε επαφή μαζί μας από εδώ για να σας βοηθήσουμε με την 12χρονη εμπειρία μας στον τομέα της Κοινωνικής Οικονομίας και στην Δημιουργία άνω των 750 Επιτυχημένων ΚοινΣΕπ

---

Στην ελληνική πραγματικότητα, χιλιάδες μικρές επιχειρήσεις, επαγγελματίες και φορείς (μεταξύ αυτών και κοινωνικές συνεταιριστικές επιχειρήσεις) λειτουργούν με απλογραφικό σύστημα (τη γνωστή “Β’ κατηγορία” στη γλώσσα της αγοράς). Το απλογραφικό, όταν τηρείται σωστά, είναι ένα αποτελεσματικό εργαλείο: απλούστερο στη λογιστική παρακολούθηση, σαφές ως προς την εικόνα των εσόδων–εξόδων, με μικρότερη γραφειοκρατική επιβάρυνση.

Όμως εδώ βρίσκεται και η παγίδα: πολλοί ταυτίζουν το “δεν υποβάλλω ισολογισμό” με το “δεν χρειάζεται οικονομική εικόνα”. Στην πράξη ισχύει το αντίθετο. Το ότι δεν υπάρχει υποχρέωση κατάρτισης/δημοσίευσης ισολογισμού (όπως στις διπλογραφικές οντότητες) δεν σημαίνει ότι δεν υπάρχουν οικονομικές καταστάσεις, αναφορές, συμφωνίες και τεκμηρίωση. Σημαίνει ότι η οικονομική πληροφόρηση “χτίζεται” με διαφορετικό τρόπο: πάνω σε βιβλίο εσόδων–εξόδων, σε μητρώα παγίων, σε αποθήκη (όπου απαιτείται), σε συμφωνίες με τράπεζες, σε προμηθευτές και πελάτες, και σε μια σειρά από ελέγχους ορθότητας που καθορίζουν αν τα στοιχεία που υποβάλλονται (κυρίως φορολογικά) είναι πραγματικά και πλήρη.

Αυτός ο οδηγός είναι γραμμένος για να λειτουργήσει ως πρακτική “διατριβή-εργαλείο”: να σε βοηθήσει να καταλάβεις τι ακριβώς θεωρείται οικονομική κατάσταση στην περίπτωση των απλογραφικών, ποια είναι τα βήματα σωστής συμπλήρωσης, ποια είναι τα κρίσιμα σημεία που δημιουργούν λάθη, πώς γίνεται η τεκμηρίωση και πώς χτίζεται αξιοπιστία απέναντι σε φορολογικό έλεγχο, τράπεζες, επιδοτήσεις, χρηματοδοτικά προγράμματα, συνεργάτες ή διοίκηση.

Αν κρατήσεις μία ιδέα από όλο το κείμενο, ας είναι αυτή: η απλογραφική τήρηση δεν είναι “χαλαρή λογιστική”. Είναι “συμπυκνωμένη ευθύνη”. Επειδή ακριβώς δεν έχεις ισολογισμό που “κλειδώνει” λογιστικά την εικόνα, η ποιότητα της δουλειάς σου φαίνεται από το πόσο καθαρά και αποδεικτικά συνδέεις έσοδα, έξοδα, ΦΠΑ, ταμείο, τράπεζες, αποθέματα και πάγια.

1) Τι σημαίνει «απλογραφικά βιβλία χωρίς υποχρέωση υποβολής ισολογισμού»

1.1 Απλογραφικό σύστημα: η βασική λογική

Στο απλογραφικό σύστημα, η επιχείρηση παρακολουθεί:

• Έσοδα (τιμολόγια/αποδείξεις, επιδοτήσεις/χορηγήσεις όπου εφαρμόζει, λοιπά έσοδα)
• Έξοδα (αγορές, λειτουργικά, μισθοδοσία όπου περνά ως δαπάνη, ενοίκια, ΔΕΚΟ, καύσιμα, υπηρεσίες τρίτων, κ.λπ.)
• ΦΠΑ (εκροών–εισροών, όπου υπάρχει υποχρέωση)
• Παρακρατούμενοι φόροι (όπου εφαρμόζονται: αμοιβές τρίτων, δικαιώματα, εργολαβίες κ.λπ.)
• Πάγια (με μητρώο παγίων και αποσβέσεις)
• Αποθέματα (όπου απαιτείται και ανάλογα με δραστηριότητα/κανόνες απογραφής)

Η ουσία είναι ότι η εικόνα προκύπτει από την κίνηση (τι μπήκε – τι βγήκε) και όχι από διπλογραφικές εγγραφές ισολογισμού.

1.2 “Χωρίς ισολογισμό” ≠ “χωρίς οικονομικές καταστάσεις”

Ακόμη κι αν δεν συντάσσεις/δημοσιεύεις ισολογισμό, στην πράξη χρειάζεσαι:

• Κατάσταση αποτελεσμάτων (έσοδα – έξοδα = αποτέλεσμα/κέρδος ή ζημία)
• Κατάσταση ταμειακών ροών (εσωτερική): τι πλήρωσες/εισέπραξες πραγματικά
• Κατάσταση υποχρεώσεων & απαιτήσεων (εσωτερική): τι χρωστάς και τι σου χρωστούν
• Πίνακα παγίων & αποσβέσεων
• Συμφωνίες ΦΠΑ/τραπεζών/ταμείου
• Αναλυτικά καθολικά κινήσεων (έστω και σε απλή μορφή)

Αυτά δεν είναι “πολυτέλεια”. Είναι το ελάχιστο πακέτο αξιοπιστίας.

2) Ποιες “οικονομικές καταστάσεις” συντάσσονται πρακτικά στα απλογραφικά

Παρότι η νοοτροπία της αγοράς λέει «δεν κάνω ισολογισμό», στο τέλος κάθε χρήσης (και συχνά κάθε μήνα/τρίμηνο) είναι καλό να παράγονται:

2.1 Κατάσταση Εσόδων–Εξόδων (Αποτελέσματα χρήσης)

Ένα οργανωμένο “report” με:

• Σύνολο εσόδων (ανά κατηγορία)
• Σύνολο εξόδων (ανά κατηγορία)
• Μικτό αποτέλεσμα (ιδίως για εμπορικές/παραγωγικές δραστηριότητες)
• Καθαρό αποτέλεσμα προ φόρων / μετά φόρων (ανάλογα με παρουσίαση)
• Παρατηρήσεις (έκτακτα, μη επαναλαμβανόμενα, επιχορηγήσεις κ.λπ.)

2.2 Κατάσταση ΦΠΑ (εκροές–εισροές)

• ΦΠΑ πωλήσεων
• ΦΠΑ αγορών/δαπανών
• Πιστωτικό/Χρεωστικό υπόλοιπο
• Συμφωνία με δηλώσεις ΦΠΑ

2.3 Πίνακας Παγίων – Αποσβέσεις

• Περιγραφή παγίου
• Ημερομηνία κτήσης
• Αξία κτήσης
• Συντελεστής απόσβεσης
• Απόσβεση χρήσης και σωρευμένες αποσβέσεις
• Αναπόσβεστη αξία

2.4 Κατάσταση Ταμείου – Τραπεζών

• Αρχικό υπόλοιπο
• Εισπράξεις
• Πληρωμές
• Τελικό υπόλοιπο
• Συμφωνία με πραγματικό ταμείο και τραπεζικά statements

2.5 Απογραφή (όπου υφίσταται υποχρέωση/ανάγκη)

• Αποθέματα έναρξης
• Αγορές
• Αποθέματα λήξης
• Κόστος πωληθέντων (για σωστό αποτέλεσμα)

3) Προετοιμασία πριν τη συμπλήρωση: η “καθαρή” βάση δεδομένων

3.1 Τα έγγραφα που πρέπει να είναι πλήρη

• Όλα τα παραστατικά εσόδων
• Όλα τα παραστατικά εξόδων
• Τραπεζικές κινήσεις (όλου του έτους)
• Συμβάσεις/παραστατικά τρίτων
• Μισθοδοσία/ασφαλιστικές καταβολές (όπου υπάρχουν)
• Κατάσταση παγίων και αποσβέσεων
• Απογραφές/κινήσεις αποθήκης (αν υπάρχουν)
• Βεβαιώσεις επιδοτήσεων/χορηγιών (αν υπάρχουν)

3.2 Η “χρυσή” αρχή συμφωνιών

Πριν πεις “είμαι έτοιμος”, πρέπει να συμφωνούν:

• Βιβλίο εσόδων–εξόδων με myDATA (όπου εφαρμόζεται)
• ΦΠΑ βιβλίων με δηλώσεις ΦΠΑ
• Τράπεζα με λογιστικές κινήσεις
• Ταμείο με πραγματικό υπόλοιπο
• Πάγια με τιμολόγια αγοράς και αποσβέσεις
• Αποθέματα με αγορές/πωλήσεις και απογραφή

4) Βήμα-βήμα διαδικασία συμπλήρωσης οικονομικής εικόνας χρήσης

Βήμα 1: Κατηγοριοποίηση εσόδων

Φτιάξε ομάδες όπως:

• Πωλήσεις υπηρεσιών
• Πωλήσεις εμπορευμάτων/προϊόντων
• Επιχορηγήσεις/επιδότηση λειτουργίας ή έργου (ξεχωριστά)
• Λοιπά έσοδα (π.χ. τόκοι, αποζημιώσεις)

Σημείωση πρακτική: Οι επιχορηγήσεις/χορηγίες θέλουν προσοχή: άλλο “έσοδο χρήσης”, άλλο “έσοδο επόμενων χρήσεων” (ανάλογα με το πότε αφορούν). Στα απλογραφικά, η τεκμηρίωση και η σωστή παρουσίαση στο report είναι κρίσιμη, ακόμη κι αν φορολογικά χειρίζεται ο λογιστής τη δήλωση.

Βήμα 2: Κατηγοριοποίηση εξόδων

Δούλεψε με “οικογένειες” δαπανών:

• Αγορές / κόστος πωλήσεων
• Ενοίκια – κοινόχρηστα
• Λογαριασμοί (ρεύμα, νερό, τηλέφωνο)
• Μεταφορές / καύσιμα / διόδια
• Αμοιβές τρίτων (λογιστής, δικηγόρος, τεχνικοί)
• Διαφήμιση/προβολή
• Αναλώσιμα / γραφική ύλη
• Συνδρομές / λογισμικά
• Τραπεζικά έξοδα / προμήθειες
• Μισθοδοσία & εισφορές (όπου υπάρχει)
• Πάγια – αποσβέσεις (ως λογιστική δαπάνη χρήσης)

Βήμα 3: ΦΠΑ — απομόνωση και συμφωνία

Για κάθε κατηγορία:

• Ποια ποσά είναι καθαρή αξία
• Ποια ποσά είναι ΦΠΑ
• Ποια έξοδα δεν έχουν ΦΠΑ ή δεν εκπίπτει (ανά περίπτωση)

Στόχος: να μπορείς να πεις ότι “ο ΦΠΑ που εμφανίζω στα βιβλία είναι ο ίδιος με αυτόν που δήλωσα”.

Βήμα 4: Πάγια & αποσβέσεις

• Περνάς κάθε πάγιο στο μητρώο
• Υπολογίζεις απόσβεση χρήσης
• Την εντάσσεις στις δαπάνες (ως “απόσβεση”)

Έτσι, η εικόνα κερδοφορίας δεν “φουσκώνει” τεχνητά από μεγάλες επενδύσεις που έγιναν μέσα στη χρονιά.

Βήμα 5: Ταμείο & τράπεζες – συμφωνία πραγματικότητας

Από τα μεγαλύτερα λάθη στα απλογραφικά είναι να φαίνεται:

• “Μεγάλο κέρδος” αλλά “άδειο ταμείο”, χωρίς εξήγηση, ή
• “Έξοδα” που δεν έχουν πληρωθεί και μπερδεύεται η ταμειακή εικόνα.

Γι’ αυτό κρατάς δύο εικόνες:

• Λογιστική εικόνα αποτελέσματος (δεδουλευμένα/παραστατικά)
• Ταμειακή εικόνα (τι πραγματικά μπήκε και βγήκε)

Βήμα 6: Απογραφή (αν υπάρχει) και κόστος πωληθέντων

Για εμπορικές/παραγωγικές δραστηριότητες:

• Απογραφή έναρξης + αγορές – απογραφή λήξης = κόστος χρήσης Χωρίς αυτό, τα αποτελέσματα μπορεί να είναι ανεδαφικά.

5) Τα “κόκκινα σημεία” που δημιουργούν λάθη και πρόστιμα

1. Μη συμφωνημένο ΦΠΑ (βιβλία vs δηλώσεις)
2. Δαπάνες χωρίς παραστατικά ή με λάθος χαρακτηρισμό
3. Μπερδεμένες επιχορηγήσεις (αν δεν ξεχωρίζονται σωστά ως έσοδα)
4. Πάγια που “χάνονται” (δεν μπαίνουν στο μητρώο, δεν αποσβένονται)
5. Απόθεμα που δεν απογράφεται (όπου απαιτείται)
6. Τραπεζικές κινήσεις που δεν έχουν “αντιστοίχιση” (π.χ. καταθέσεις/αναλήψεις χωρίς αιτία)
7. Ταμείο που δεν “στέκει” (αρνητικό ταμείο, υπερβολικά υπόλοιπα κ.λπ.)

6) Πρότυπη δομή “εσωτερικού φακέλου οικονομικών καταστάσεων” (χωρίς ισολογισμό)

Για να έχεις έναν φάκελο χρήσης που “στέκεται” επαγγελματικά, κράτα:

• Α. Συνοπτική Έκθεση Χρήσης (1–3 σελ.)

  • Τι κάναμε φέτος (δραστηριότητες)
• Έσοδα/έξοδα ανά άξονα
• Βασικοί κίνδυνοι/εκκρεμότητες
• Προτάσεις επόμενης χρονιάς

• Β. Κατάσταση Αποτελεσμάτων (Εσόδων–Εξόδων)

  • Με κατηγορίες και υποσύνολα
• Γ. Κατάσταση ΦΠΑ & συμφωνία δηλώσεων
• Δ. Πίνακας Παγίων – Αποσβέσεις
• Ε. Συμφωνία Τραπεζών & Ταμείου
  • Εκτυπώσεις statements, συνοπτικό reconciliation
• ΣΤ. Απογραφή & κόστος πωληθέντων (αν υπάρχει)
• Ζ. Παράρτημα τεκμηρίωσης
  • Σημαντικές συμβάσεις, επιχορηγήσεις, αποφάσεις, κ.λπ.

Έτσι, ακόμη και χωρίς ισολογισμό, έχεις οικονομική “ακτινογραφία” που μπορεί να σταθεί σε έλεγχο, σε πρόγραμμα χρηματοδότησης ή σε σοβαρή συνεργασία.

7) Πρακτικές συμβουλές για να το κάνεις “σωστά από την αρχή” (και όχι στο τέλος)

• Κάνε μηνιαίο κλείσιμο (έστω mini): ΦΠΑ, τράπεζες, ταμείο.
• Κράτα ενιαίο σύστημα κατηγοριών (οι ίδιες ομάδες εξόδων/εσόδων όλο το έτος).
• Φτιάξε κανόνα τεκμηρίωσης: κάθε τραπεζική κίνηση έχει αιτιολογία και αντιστοίχιση.
• Μην αφήνεις τα πάγια “αόρατα”: το μητρώο παγίων είναι το “μικρό ισοζύγιο” σου.
• Δούλεψε με “δύο καθρέφτες”: αποτέλεσμα και ταμείο.
• Αν έχεις αποθήκη/εμπορεύματα, κάνε απογραφή με ρεαλισμό: το αποτέλεσμα εξαρτάται από αυτό.

Η απλογραφική τήρηση δεν είναι ένα “κατώτερο” σύστημα· είναι ένα σύστημα που απαιτεί πειθαρχία και καθαρούς κανόνες, επειδή σε προστατεύει όχι με πολύπλοκες λογιστικές εγγραφές, αλλά με διαφάνεια, συμφωνίες και τεκμήρια. Το ότι δεν υποβάλλεις ισολογισμό δεν σημαίνει ότι δεν έχεις ευθύνη να παρουσιάσεις αληθινή οικονομική εικόνα. Σημαίνει ότι η οικονομική σου εικόνα πρέπει να είναι ακόμη πιο “καθαρή”, γιατί όλα στηρίζονται στο ορατό: παραστατικά, τράπεζες, ΦΠΑ, ταμείο, πάγια, αποθέματα.

Όταν εφαρμόσεις τη λογική αυτού του οδηγού, πετυχαίνεις τρεις κρίσιμους στόχους ταυτόχρονα:

1. Ακρίβεια: ξέρεις τι πραγματικά συμβαίνει οικονομικά, χωρίς θολούρες.
2. Νομιμότητα και ασφάλεια: έχεις στοιχεία που “αντέχουν” σε έλεγχο και σε ερωτήσεις τρίτων.
3. Αξιοπιστία και προοπτική: μπορείς να σταθείς επαγγελματικά σε συνεργασίες, προγράμματα, τράπεζες, επενδύσεις ή σε ένα σοβαρό πλάνο ανάπτυξης.

Και τελικά, αυτό είναι το νόημα των οικονομικών καταστάσεων, είτε έχεις ισολογισμό είτε όχι: να μετατρέπουν τη δραστηριότητα σε καθαρή, αποδείξιμη, διαχειρίσιμη πληροφορία, ώστε η επιχείρηση (και ειδικά μια ΚοινΣΕπ) να μην λειτουργεί “με ένστικτο”, αλλά με δεδομένα, ευθύνη και σοβαρότητα.

Αν θέλεις, μπορώ να σου δώσω και έτοιμη πρότυπη φόρμα (πίνακες) για: Κατάσταση Εσόδων–Εξόδων, Συμφωνία ΦΠΑ, Πίνακα Παγίων, και Συμφωνία Ταμείου/Τραπεζών, ώστε να τα χρησιμοποιείς κάθε χρόνο σαν “φάκελο χρήσης”.

Η Κοινωνική Οικονομία στην Πράξη